Rollstühle werden nach § 33 Abs. 5 SGB V leihweise überlassen und bleiben Eigentum der Krankenkasse. Endet eine Versorgung, geht das Gerät zurück, wird hygienisch aufbereitet, funktionsgeprüft, mit neuen Verschleißteilen versehen und für die nächste Versorgung eingelagert. Wegen des Wirtschaftlichkeitsgebots (§ 12 SGB V) verlangen die meisten Verträge, dass vor jeder Neuversorgung geprüft wird, ob ein passendes Gerät im Wiedereinsatz verfügbar ist — die Prüfung ist zu dokumentieren, auch wenn sie negativ ausfällt. Vergütet wird der Wiedereinsatz über eine eigene, niedrigere Position plus eine Aufarbeitungspauschale, in der Regel nur gegen Hygiene- und Prüfnachweis.
Quelle: GKV-Hilfsmittelverzeichnis PG 18, Untergruppe 18.99.99Der Kreislauf in fünf Schritten
Von der Rückholung bis zur erneuten Anpassung. Jeder Schritt erzeugt einen Nachweis — ohne diese Nachweise ist die Aufarbeitung fachlich und abrechnungstechnisch nicht belegt.
- 1
Rückholung veranlassen und dokumentieren
Versorgungsende melden, Abholung terminieren, Gerät mit Seriennummer und Zustandsvermerk übernehmen. Beim Abholtermin nach Infektionen und multiresistenten Keimen fragen und das Ergebnis festhalten — das entscheidet über das Aufbereitungsverfahren. Zeitgleich laufende Nutzungspauschalen beenden, sonst rechnet man ein Gerät ab, das im eigenen Lager steht.
Pauschalen sofort beenden - 2
Reinigen und desinfizieren — mit Nachweis
Aufbereitung mit geeigneten, wirksamen Verfahren nach § 8 MPBetreibV: erst reinigen, dann Wischdesinfektion aller Kontaktflächen mit einem gelisteten Flächendesinfektionsmittel, Einwirkzeit einhalten. Textile Bespannungen, Polster, Gurte und Kopfstützen lassen sich nicht sicher wischdesinfizieren — bei Inkontinenz, Wunden oder Keimbesiedlung werden sie ersetzt, nicht aufgefrischt.
§ 8 MPBetreibV · Einwirkzeit beachten - 3
Funktion und Sicherheit prüfen
Rahmen und Kreuzstrebe auf Risse und Verformung, Radlager, Speichenspannung, Bereifung auf Profil und Rissbildung, Bremswirkung beidseits, Steckachsen, Kippschutz, Fußrastenverriegelung. Bei Elektrorollstühlen zusätzlich Kabelbaum, Steckverbindungen, Joystick, Not-Aus, Ladegerät und Akkukapazität unter Last. Prüfumfang und Intervall ergeben sich aus der Gebrauchsanweisung des Herstellers und dem Vertrag.
Prüfprotokoll mit Datum und Prüfer - 4
Verschleißteile ersetzen statt nachbessern
Bereifung, Bremsbeläge und Bremsgummis, Sitz- und Rückenbespannung, Handgriffe, Greifreifen und Fußrastenauflagen sind Verbrauchsposten. Bei Elektrorollstühlen ist der Akku der teuerste Einzelposten und beim Wiedereinsatz meist grundsätzlich zu tauschen: Ein Akku mit unbekannter Ladehistorie führt zu einem Rückläufer, der mehr kostet als der neue Satz.
Akku beim E-Rollstuhl grundsätzlich prüfen - 5
Einlagern, wiederfinden, erneut anpassen
Gerät mit Inventarnummer, Produktart, Sitzmaßen, Aufarbeitungsdatum und Prüfvermerk erfassen, trocken lagern, Akkus vor Tiefentladung schützen und regelmäßig nachladen. Beim nächsten Einsatz wird nicht das Gerät zum Nutzer passend gemacht, sondern das passende Gerät gesucht: Suche über Sitzbreite und Sitztiefe, danach Anpassung, Einweisung und neue Empfangsbestätigung.
Suchbar nach Sitzbreite und Sitztiefe
Vom Rezept zur Versorgung — immer den richtigen Artikel.
CareCore.ONE hilft Ihrem Team, aus Rezept und Indikation den passenden Artikel zu finden — schnell, strukturiert und HMV-konform.
in nur 2 Minuten.
Nachweise, die die Vergütung tragen
Die Aufarbeitungspauschale wird gegen Dokumentation gezahlt, nicht gegen Arbeitszeit. Diese fünf Belege verlangen Prüfer regelmäßig — und finden sie oft nicht.
- 1
Hygienenachweis mit Verfahren und Mittel
Dokumentiert werden Datum, verwendetes Desinfektionsmittel, Konzentration, Einwirkzeit, die aufbereiteten Flächen und der Name der ausführenden Person. Ein Vermerk "gereinigt" genügt nicht. Bei bekannter Keimbesiedlung zusätzlich das erweiterte Verfahren und die ersetzten Textilteile festhalten.
- 2
Prüfprotokoll statt Prüfgefühl
Eine sicherheitstechnische Kontrolle nach § 11 MPBetreibV ist für Rollstühle nicht vorgeschrieben — die Prüfpflicht folgt aus Vertrag und Gebrauchsanweisung des Herstellers. Umso wichtiger ist ein eigenes Protokoll mit Prüfpunkten, Ergebnis, Datum und Unterschrift. Es ist der einzige Nachweis, dass das Gerät geprüft und nicht nur gesäubert wurde.
- 3
Ersetzte Teile einzeln aufgeführt
Welche Verschleißteile getauscht wurden, mit Datum. Das belegt die Aufarbeitungsleistung, trennt sie von einer späteren Reparatur und verhindert Diskussionen darüber, ob ein Defekt schon bei Abgabe bestand. Bei Akkuwechsel Seriennummer oder Chargennummer des neuen Satzes notieren.
- 4
Geräteakte über die Lebensdauer
Jedes Gerät bekommt eine durchlaufende Akte: Anschaffung, alle Versorgungen mit Zeitraum, Aufarbeitungen, Reparaturen, Prüfungen. Aus ihr ergibt sich, wann Instandhaltung unwirtschaftlich wird — und sie ist die Grundlage, um eine Aussonderung gegenüber der Kasse zu begründen. Ohne Geräteakte ist jede Aussage zur Restnutzungsdauer eine Behauptung.
- 5
Wiedereinsatzprüfung vor jeder Neuversorgung
Die Abfrage des Lagers wird mit Datum, Suchkriterien und Ergebnis dokumentiert — auch und besonders bei negativem Ergebnis. Fehlt dieser Beleg, kann die Kasse die Differenz zwischen Neuversorgung und Wiedereinsatz zurückfordern. Das ist der teuerste Dokumentationsfehler in PG 18, weil er die Versorgungsart insgesamt in Frage stellt.
Warum der Wiedereinsatz vor der Neuversorgung steht
Der Wiedereinsatz ist keine Sparmaßnahme der Kassen, sondern die logische Folge des Eigentumsmodells. Fünf Gründe, die in jedem Vertrag durchscheinen.
| Punkt | Was gilt | Hinweis |
|---|---|---|
| Das Gerät gehört der Kasse — sie darf es weitergeben | Die leihweise Überlassung nach § 33 Abs. 5 SGB V ist die Rechtsgrundlage des gesamten Kreislaufs. Weil kein Eigentum auf den Versicherten übergeht, kann die Kasse dasselbe Gerät nach Aufarbeitung erneut einsetzen. Der Versicherte hat ein Nutzungsrecht und die Pflicht zur sorgsamen Behandlung — er darf den Rollstuhl nicht verkaufen, verschenken oder eigenmächtig umbauen. | § 33 Abs. 5 SGB V |
| Das Wirtschaftlichkeitsgebot lässt keine Wahl | § 12 SGB V verpflichtet auf das Notwendige und Wirtschaftliche. Steht ein passendes aufgearbeitetes Gerät zur Verfügung, ist eine Neuversorgung nicht wirtschaftlich — unabhängig davon, was medizinisch möglich wäre. Aus dieser Norm leiten die Verträge die Vorrangregel des Wiedereinsatzes ab, nicht aus einer Sonderregel für Rollstühle. | § 12 SGB V |
| Ein Rollstuhl hält länger als eine Versorgung | Rahmen, Kreuzstrebe, Achsen und Antriebseinheit überdauern typische Versorgungsdauern deutlich. Was altert, sind Bereifung, Bremsbeläge, Bespannungen, Griffe und Akkus — also austauschbare Teile im zweistelligen Eurobereich, gegenüber einem Gerätewert im drei- bis fünfstelligen Bereich. Genau diese Spanne macht den Wiedereinsatz rechenbar. | Verschleißteile statt Gerätewert |
| Verfügbarkeit ist ein Beratungsvorteil | Ein Lagergerät ist am selben Tag lieferbar, ein Neugerät oft nach Wochen. Bei Klinikentlassungen, Palliativversorgungen und Übergangsversorgungen nach Sturz ist das Wiedereinsatzlager der schnellste Weg zur Versorgungsfähigkeit — und häufig der einzige, der den Bedarf rechtzeitig deckt. | Oft taggleich lieferbar |
| Grenze des Modells: individualisierte Versorgungen | Je stärker eine Versorgung an einen Körper angepasst ist, desto schlechter ist sie wiedereinsetzbar. Individuell geformte Sitzelemente, Sondersteuerungen und stark modifizierte Adaptivrollstühle finden selten einen zweiten Nutzer. Das ist ein tragfähiges Argument in der Neuversorgungsbegründung — und es gehört auch dorthin, weil es die Kasse nachvollziehen kann. | Argument für Neuversorgung |
Wirtschaftlichkeit und Vergütung
Wiedereinsatz rechnet sich nicht automatisch. Er rechnet sich, wenn Aufarbeitungsaufwand, Lagerkosten und Trefferquote zusammenpassen.
Zwei Positionen: Wiedereinsatz plus Aufarbeitung
Vergütet wird in der Regel eine gegenüber der Neuversorgung reduzierte Wiedereinsatzposition für die betreffende Produktart und daneben eine Aufarbeitungspauschale. Übergreifende Leistungen wie Rückholung, Einlagerung und Anpassung laufen, soweit der Vertrag sie vorsieht, über die Abrechnungspositionen 18.99.99. HMV 18.99.99
Die Rechnung geht über die Trefferquote
Entscheidend ist, wie oft ein eingelagertes Gerät tatsächlich wieder herauskommt. Standardgrößen in gängigen Sitzbreiten drehen schnell, exotische Ausstattungen binden Kapital und Fläche. Wer die Lagerliste nach Sitzbreite und Sitztiefe auswertet, sieht nach einem Quartal, welche Konfigurationen sich lohnen — und welche man besser aussondert. Nach Sitzmaß auswerten, nicht nach Modell
Aufarbeitungsaufwand gegen Ersparnis rechnen
Faustregel: Wiedereinsatz endet dort, wo die Summe aus Arbeitszeit, Verschleißteilen und gegebenenfalls Akkusatz die Differenz zur Neuversorgungsvergütung erreicht. Bei Elektrorollstühlen kippt die Rechnung schneller als bei manuellen Rollstühlen, weil Akku und Elektronik hohe Anteile ausmachen — deshalb dort früher konsequent aussondern. E-Rollstuhl kippt früher
Lagerkosten sind echte Kosten
Fläche, Handling, Erhaltungsladung, Inventur und Kapitalbindung fallen an, ob das Gerät herausgeht oder nicht. Ein Lager ohne Verweildauer-Auswertung wächst und wird unbrauchbar, weil niemand mehr findet, was vorhanden ist. Eine feste Höchstverweildauer je Produktart bringt mehr Ordnung als zusätzliche Regalmeter. Verweildauer begrenzen
Aussonderung begründen, nicht entsorgen
Ein Gerät auszumustern ist zulässig, muss aber gegenüber der Kasse begründet werden — mit Geräteakte, Prüfergebnis und Kostenschätzung der erforderlichen Instandsetzung. Ein stilles Verschwinden aus dem Lager ist ein Bestandsproblem: Das Gerät bleibt in den Unterlagen der Kasse als vorhanden geführt und taucht bei der nächsten Prüfung als Fehlbestand auf. Kasse informieren, Beleg behalten
Neues Personal. Richtige Produkte. Ab Tag 1.
ONE.assist führt Schritt für Schritt zum passenden Artikel — auch ohne jahrelange Erfahrung im Sortiment.
Häufige Fragen aus der Praxis
Muss vor jeder Neuversorgung ein Wiedereinsatz geprüft werden?
In den meisten Verträgen ja, und die Prüfung ist zu dokumentieren. Rechtlicher Hintergrund ist das Wirtschaftlichkeitsgebot des § 12 SGB V: Steht ein geeignetes aufgearbeitetes Gerät bereit, ist eine Neuversorgung nicht wirtschaftlich. Auch ein negatives Ergebnis wird festgehalten — es ist die Begründung dafür, dass neu versorgt wurde. Fehlt dieser Beleg, kann die Kasse die Differenz zur Wiedereinsatzvergütung zurückfordern.
Wie muss ein Rollstuhl vor dem Wiedereinsatz aufbereitet werden?
Erst reinigen, dann alle Kontaktflächen mit einem gelisteten Flächendesinfektionsmittel wischdesinfizieren und die Einwirkzeit einhalten — mit geeigneten, wirksamen Verfahren im Sinne von § 8 MPBetreibV. Dokumentiert werden Datum, Mittel, Konzentration, Einwirkzeit und ausführende Person. Textile Bespannungen, Polster und Gurte werden bei Inkontinenz, Wunden oder Keimbesiedlung ersetzt, weil sie sich nicht sicher desinfizieren lassen. Anschließend folgt die Funktions- und Sicherheitsprüfung.
Ist für Rollstühle eine sicherheitstechnische Kontrolle vorgeschrieben?
Eine STK nach § 11 MPBetreibV betrifft nur die dort aufgeführten Produkte; Rollstühle gehören nicht dazu. Die Prüfpflicht ergibt sich stattdessen aus dem Kassenvertrag und der Gebrauchsanweisung des Herstellers, der Prüfumfänge und Intervalle vorgibt. Praktisch heißt das: Ein eigenes Prüfprotokoll mit Prüfpunkten, Ergebnis, Datum und Unterschrift ist Pflicht, weil es die Aufarbeitungsvergütung und im Schadensfall die Sorgfalt belegt.
Was ist mit dem Akku eines Elektrorollstuhls?
Der Akku ist der teuerste Verschleißposten und der häufigste Grund für einen Rückläufer nach wenigen Wochen. Ein gebrauchter Satz mit unbekannter Ladehistorie ist ein kalkulatorisches Risiko: Kapazität lässt sich nur unter Last belastbar beurteilen. Deshalb wird er beim Wiedereinsatz geprüft und im Zweifel getauscht. Im Lager brauchen Akkus Schutz vor Tiefentladung und regelmäßige Erhaltungsladung, sonst sind sie nach Monaten Stillstand unbrauchbar. Ob der Akkuwechsel in der Reparaturpauschale enthalten ist, regelt der Vertrag — häufig ist er ausgenommen.
Wie wird der Wiedereinsatz vergütet?
Mit einer vertraglich vereinbarten Wiedereinsatzposition für die Produktart, deutlich unter der Neuversorgung, plus einer Aufarbeitungspauschale. Übergreifende Leistungen wie Rückholung, Einlagerung, Anpassung und Zubehörmontage laufen über die Abrechnungspositionen 18.99.99, soweit der Vertrag sie vorsieht. Die Aufarbeitungspauschale ist in der Regel an den Hygiene- und Prüfnachweis gebunden: keine Dokumentation, keine Vergütung.