Ein Rollstuhl wird über Muster 16 zulasten der gesetzlichen Krankenversicherung verordnet (SGB V, nicht Pflegekasse). Auf der Verordnung müssen die Diagnose im Klartext mit ICD-10-Code, die Bezeichnung des Hilfsmittels, die Anzahl und — bei Bedarf — Hinweise zur Anwendung stehen; die siebenstellige Positionsnummer ist hilfreich, aber nicht zwingend, weil die konkrete Produktauswahl beim Leistungserbringer liegt. Nicht angelegte oder unklare Angaben werden beim Verordner nachgefordert und dürfen nicht eigenmächtig geändert werden. Die Belieferungsfrist ist vertraglich geregelt, in vielen Verträgen 28 Tage ab Ausstellungsdatum.
Quelle: GKV-Hilfsmittelverzeichnis PG 18Nachfordern und korrigieren — der saubere Weg
Zwischen "ergänzen dürfen" und "ändern dürfen" liegt der Unterschied zwischen einer bezahlten und einer retaxierten Rechnung. Dieser Ablauf hält die Grenze ein.
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Eingangsprüfung am Tag der Vorlage
Rezept beim Eingang vollständig prüfen, nicht erst bei der Bestellung. Nur so bleibt genug von der Belieferungsfrist übrig, um eine Nachforderung unterzubringen. Ausstellungsdatum und Eingangsdatum getrennt festhalten.
Zeitaufwand: 5 Min. - 2
Fehlendes bündeln und einmal anfragen
Alle offenen Punkte in einer Rückfrage an die Praxis stellen, möglichst mit vorformulierten Fragen zu Gehstrecke, Rumpfkontrolle, Einsatzort und Vorversorgung. Zwei Anrufe an unterschiedlichen Tagen kosten in der Praxis mehr Geduld als eine vollständige Anfrage.
Ein Kontakt statt drei - 3
Nur der Verordner ändert die Verordnung
Änderungen an Diagnose, Hilfsmittel, Menge oder Datum darf ausschließlich der Verordner vornehmen — mit Datum, Kürzel und in der Regel neuem Stempel. Eigenmächtige Korrekturen des Sanitätshauses sind Retaxgründe, selbst wenn die Änderung inhaltlich zutrifft.
Harte Grenze - 4
Produktauswahl dokumentieren, nicht auf das Rezept schreiben
Die konkrete Produktwahl innerhalb der verordneten Produktart liegt beim Leistungserbringer. Sie gehört in die eigene Versorgungsdokumentation: erhobene Maße, geprüfte Alternativen, Wiedereinsatzabfrage, Begründung der gewählten Ausführung. Das ist das Papier, das im Widerspruchsfall trägt.
Eigene Akte, nicht das Rezept - 5
Frist im Blick behalten und Ergebnis festhalten
Datum der Nachforderung, Gesprächspartner und Ergebnis notieren. Kommt die korrigierte Verordnung nicht rechtzeitig, ein neues Rezept mit aktuellem Datum anfordern statt die Frist zu reißen. Bei dringendem Bedarf parallel ein Wiedereinsatzgerät als Übergangsversorgung prüfen.
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Was am häufigsten fehlt
Diese fünf Lücken machen den Großteil der Nachforderungen aus. Vier lassen sich in einem einzigen Telefonat mit der Praxis klären, wenn man weiß, was man braucht.
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Die funktionelle Begründung
Die Kasse prüft nicht die Diagnose, sondern die Auswirkung. Ohne Angaben zu verbleibender Gehstrecke, Stand- und Transferfähigkeit, Rumpfkontrolle und Armkraft lässt sich weder die Produktart begründen noch der MD überzeugen. Fehlt das, ist die Nachfrage in der Praxis lohnender als jede eigene Formulierung.
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Warum die Regelversorgung nicht ausreicht
Bei Adaptivrollstühlen, multifunktionalen Sitzeinheiten, Elektroantrieben und Schwerlastausführungen ist das die entscheidende Aussage. Sie muss vom Verordner kommen und die Regelversorgung konkret ausschließen — nicht das Wunschprodukt loben. Ohne diesen Satz wird auch eine fachlich richtige Versorgung abgelehnt.
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Angaben zum Einsatzort
Innenraum, Innenraum und Außenbereich oder reiner Außenbereich sind in PG 18 verschiedene Untergruppen mit verschiedenen Preisen. Steht auf dem Rezept nur "Elektrorollstuhl", ist offen, ob 18.46.05 oder 18.50.04 gemeint ist. Ein Satz zum Nutzungsumfeld erspart eine Rückfrage der Kasse.
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Hinweis auf eine Vorversorgung
Existiert bereits ein Rollstuhl, muss klar sein, ob er ersetzt, ergänzt oder zurückgegeben wird. Fehlt die Angabe, versorgt man unter Umständen doppelt — und die Kasse fordert zurück. Bei einem Zweitrollstuhl braucht es eine eigene Begründung, etwa für den Einsatz auf verschiedenen Etagen.
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Aktuelles Ausstellungsdatum
Verordnungen bleiben in Praxen liegen, werden nachgereicht oder von Angehörigen später abgegeben. Die vertragliche Belieferungsfrist läuft aber ab Ausstellung, nicht ab Vorlage. Ein Rezept, das älter ist als die Frist, wird neu ausgestellt — eine Belieferung danach ist regelmäßig nicht abrechenbar.
Pflichtangaben — was auf dem Rezept stehen muss
Die Prüfung läuft immer in derselben Reihenfolge. Fehlt einer der ersten drei Punkte, ist die Verordnung nicht belieferbar; die weiteren Punkte entscheiden über Genehmigungsfähigkeit und Erlös.
| Punkt | Was gilt |
|---|---|
| Versicherten- und Verordnerdaten vollständig | Kassenname, Versichertennummer, Status, Geburtsdatum, Betriebsstättennummer und lebenslange Arztnummer, Ausstellungsdatum und Unterschrift. Beim Geburtsdatum lohnt der zweite Blick: unter 18 Jahren ist die Versorgung zuzahlungsfrei, und bei Kindern gelten eigene Produktarten wie 18.50.03.1 oder 18.50.05. |
| Kennzeichnung als Hilfsmittelverordnung | Das Feld für Hilfsmittel muss angekreuzt sein. Ein Rezept, das formal als Arzneiverordnung läuft, wird von der Abrechnungsprüfung aussortiert, auch wenn der Text unmissverständlich einen Rollstuhl benennt. Ebenso zu prüfen: die Kreuze zu Unfall, Arbeitsunfall und Versorgungsleiden, weil sie den Kostenträger wechseln können. |
| Diagnose im Klartext plus ICD-10-Code | Muster 16 hat kein Diagnosefeld — die Diagnose gehört in den Verordnungstext. "Gehunfähigkeit" oder "Mobilitätseinschränkung" genügt nicht. Gebraucht wird die Grunderkrankung mit Code, etwa I63.9 bei Hirninfarkt, G35 bei multipler Sklerose oder M16.9 bei Coxarthrose, dazu die funktionelle Folge: Gehstrecke, Rumpfkontrolle, Armkraft. |
| Hilfsmittelbezeichnung und Anzahl | Die Bezeichnung muss die Produktart erkennen lassen: "Rollstuhl" ist zu unscharf, weil darunter Schieberollstuhl (18.50.01), Greifreifenrollstuhl (18.50.02), Adaptivrollstuhl (18.50.03) und Elektrorollstuhl (18.50.04) fallen — mit stark abweichender Genehmigungspraxis. Die Anzahl gehört ebenfalls aufs Rezept, sonst ist die Menge strittig. |
| Zubehör und Sitzkissen getrennt betrachten | Ein Sitzkissen zur Dekubitusprophylaxe ist ein eigenes Hilfsmittel aus PG 11 und braucht eine eigene Verordnung. Kippschutz, Seitenführung, Kopfstütze oder Trommelbremsen sind Rollstuhlzubehör und laufen mit — sie sollten aber im Verordnungstext oder in der Begründung auftauchen, wenn sie über die Standardausstattung hinausgehen. |
Häufige Fragen aus der Praxis
Muss die HMV-Nummer auf dem Rezept stehen?
Nein, sie ist hilfreich, aber nicht zwingend. Verordnet werden muss das Hilfsmittel so genau, dass die Produktart erkennbar ist; die Auswahl des Einzelprodukts liegt beim Leistungserbringer. Steht eine Nummer drauf, ist es meist die siebenstellige Produktart wie 18.50.02.0. Passt sie nicht zum medizinischen Bedarf, wird beim Verordner geklärt und nicht stillschweigend ein anderes Produkt geliefert.
Wie lange ist eine Verordnung für einen Rollstuhl gültig?
Es gibt keine gesetzliche Gültigkeitsfrist. Die Belieferungsfrist steht im Vertrag mit dem Kostenträger und beträgt in vielen Verträgen 28 Kalendertage ab Ausstellungsdatum. Maßgeblich ist immer der jeweilige Vertrag, nicht eine allgemeine Regel. Wird die Frist überschritten, ist ein neues Rezept nötig — eine spätere Belieferung ist in der Regel nicht abrechenbar.
Darf ich eine unklare Angabe selbst ergänzen?
Ergänzen dürfen Sie nur, was Ihre eigene Leistung betrifft: gewähltes Produkt, Seriennummer, Maße, Lieferdatum — und das in Ihrer Dokumentation, nicht auf dem Rezept. Diagnose, Hilfsmittel, Menge und Datum ändert ausschließlich der Verordner, erkennbar mit Datum und Kürzel. Eine eigenmächtige Korrektur ist ein Retaxgrund und im Zweifel eine Urkundenänderung.
Was ist bei einer Verordnung durch die Pflegekasse zu beachten?
Rollstühle sind Hilfsmittel nach § 33 SGB V und damit Sache der Krankenkasse — nicht der Pflegekasse. Pflegehilfsmittel nach SGB XI sind ein anderer Rechtskreis mit eigenen Antragswegen und eigener Systematik. Kommt ein Antrag über die Pflegekasse, wird er dort an die Krankenkasse weitergeleitet; das kostet Zeit. Für einen Rollstuhl gilt: Muster 16 an die Krankenkasse.
Welche Angaben braucht der MD, wenn er eingeschaltet wird?
Der Medizinische Dienst — seit 2021 MD, nicht mehr MDK — prüft in der Regel nach Aktenlage. Er braucht die Diagnose mit Code, die funktionellen Einschränkungen in messbarer Form (Gehstrecke, Transferfähigkeit, Rumpfkontrolle, Armkraft, Sitzdauer pro Tag), die Wohn- und Umfeldsituation und vor allem eine Begründung, warum die Regelversorgung nicht ausreicht. Fehlt der letzte Punkt, folgt fast immer eine Ablehnung oder eine Empfehlung zur günstigeren Ausführung.