Rollstühle werden in PG 18 fast immer leihweise überlassen und bleiben Eigentum der Krankenkasse — Rechtsgrundlage ist § 33 Abs. 5 SGB V. Abgerechnet wird deshalb selten ein Kaufpreis, sondern eine vertraglich vereinbarte Versorgungs-, Nutzungs- oder Wiedereinsatzpauschale, häufig ergänzt um Positionen für Anpassung, Reparatur und Rückholung. Die gesetzliche Zuzahlung des Versicherten beträgt unabhängig davon 10 % des Abgabepreises, mindestens 5 und höchstens 10 Euro je Hilfsmittel. Übergreifende Leistungen wie Reparatur oder Aufarbeitung laufen über die Abrechnungspositionen der Untergruppe 18.99.99.
Quelle: GKV-Hilfsmittelverzeichnis PG 18, Untergruppe 18.99.99Von der Verordnung zur Zahlung
Der Ablauf ist in PG 18 länger als in Verbrauchsproduktgruppen, weil zwei Zusatzschleifen dazukommen: die Lagerabfrage vor der Bestellung und die Rückholung nach dem Versorgungsende.
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Verordnung prüfen und Vertragslage klären
Muster 16 auf Vollständigkeit prüfen, Kostenträger und geltenden Vertrag bestimmen. Erst danach steht fest, ob die Versorgung genehmigungsfrei ist und welche Vergütungsform greift. Die Belieferungsfrist für die Verordnung ist vertraglich geregelt, meist 28 Tage ab Ausstellung — sie ist keine gesetzliche Frist, aber sie wird geprüft.
Zeitaufwand: 10 Min. - 2
Wiedereinsatzlager abfragen — vor der Bestellung
Die meisten Verträge verlangen den Wiedereinsatz vor einer Neuversorgung. Passt ein aufgearbeitetes Gerät nach Sitzmaß und Ausstattung, ist es der vorgeschriebene Weg. Die Abfrage muss dokumentiert werden, auch wenn sie negativ ausfällt: Sie ist die Begründung dafür, dass überhaupt neu versorgt wurde.
Negatives Ergebnis ebenfalls dokumentieren - 3
Kostenvoranschlag nur wo nötig — dann vollständig
Genehmigungspflichtige Versorgungen brauchen einen Kostenvoranschlag mit Produktart, Einzelprodukt, Zubehör und einer Begründung, warum die Regelversorgung nicht ausreicht. Wird ohne erforderliche Genehmigung geliefert, ist die Leistung im Regelfall nicht abrechenbar — auch wenn sie medizinisch richtig war.
Fristen: 3 Wochen, mit MD 5 Wochen - 4
Auslieferung, Einweisung, Zuzahlung
Bei Übergabe entstehen die drei Nachweise, die später die Rechnung tragen: Empfangsbestätigung mit Datum und Unterschrift, dokumentierte Einweisung in Bremsen, Kippschutz, Faltmechanismus und Ladevorgang sowie der Zuzahlungs- oder Befreiungsnachweis. Seriennummer und Inventarnummer gehören auf den Lieferschein.
Zeitaufwand: 20-30 Min. - 5
Abrechnung und Rückholung als ein Vorgang denken
Die Rechnung geht mit HMV-Nummer, Verordnungsdaten und Nachweisen an das Abrechnungszentrum. Mit dem Versorgungsende beginnt der zweite Teil: Rückholung melden, laufende Pauschalen beenden, Gerät aufarbeiten und wieder ins Lager stellen. Ein nicht zurückgemeldetes Gerät bleibt in der Kassenstatistik als versorgt geführt.
Zahlungsziel je Vertrag, meist 4-8 Wochen
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Prüfpunkte vor dem Rechnungsversand
Diese fünf Punkte erklären die Mehrzahl der Kürzungen in PG 18. Vier davon kosten nichts außer einem Blick in die Akte.
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Produktart und geliefertes Produkt stimmen überein
Abgerechnet wird die Produktart des tatsächlich gelieferten Geräts. Ein Leichtgewichtrollstuhl (18.50.02.2) darf nicht als Standardausführung (18.50.02.0) laufen und umgekehrt. Beim Wiedereinsatz gilt die Produktart des Lagergeräts, nicht die des ursprünglich beantragten Modells.
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Wiedereinsatzprüfung ist dokumentiert
Fehlt der Nachweis, dass zuerst das Lager geprüft wurde, kann die Kasse die Differenz zwischen Neuversorgung und Wiedereinsatz zurückfordern. Das ist in PG 18 der teuerste Einzelfehler, weil er nicht eine Position kürzt, sondern die Versorgungsart insgesamt in Frage stellt.
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Sitzkissen ist getrennt verordnet und abgerechnet
Druckverteilung leistet nicht der Rollstuhl, sondern das Sitzkissen aus PG 11. Es braucht eine eigene Verordnung und eine eigene Position. Wer es in die Rollstuhlpauschale einrechnet, verschenkt Erlös; wer es doppelt abrechnet, riskiert eine Retaxierung.
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Nachweise sind vollständig und zuordenbar
Empfangsbestätigung, Einweisungsnachweis, Zuzahlung oder Befreiungsbescheinigung, bei Lagergeräten zusätzlich Hygiene- und Funktionsprüfnachweis. Jeder Nachweis braucht Datum, Unterschrift und die Seriennummer des Geräts — sonst lässt er sich der Rechnung nicht zuordnen.
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Dusch- und Toilettenrollstühle sind richtig einsortiert
Dusch- und Toilettenrollstühle (18.46.01 bis 18.46.03) sind fachlich PG 18, laufen aber häufig über die Verträge und Preislisten der Toilettenhilfen. Vor der Abrechnung klären, welcher Vertrag greift — Details unter /academy/toilettenhilfen/.
Leihgabe oder Kauf — was das für die Rechnung heißt
Bevor eine Position gewählt wird, muss der Eigentumsstatus geklärt sein. Er entscheidet über Vergütungsart, Folgekosten und darüber, wem das Gerät am Ende gehört.
| Punkt | Was gilt | Hinweis |
|---|---|---|
| Leihgabe ist der Regelfall | § 33 Abs. 5 SGB V erlaubt der Kasse ausdrücklich, Hilfsmittel leihweise zu überlassen. Bei Rollstühlen nutzen praktisch alle Kassen diesen Weg. Das Gerät bleibt Kasseneigentum, der Versicherte hat ein Nutzungsrecht und die Pflicht zur sorgsamen Behandlung. Verkauf, Weitergabe oder eigenmächtiger Umbau sind ausgeschlossen. | Rechtsgrundlage: § 33 Abs. 5 SGB V |
| Kauf nur bei niedrigem Wert oder Individualanfertigung | Ein echter Eigentumsübergang kommt in PG 18 fast nur bei geringwertigen Zubehörteilen und bei Versorgungen vor, die nach Maß gebaut und deshalb nicht wiedereinsetzbar sind — etwa individuell geformte Sitzelemente. Für alles andere fragen die Verträge zuerst nach dem Wiedereinsatz. | Prüffrage: ist das Gerät wiedereinsetzbar? |
| Wer die Folgekosten trägt, folgt dem Eigentum | Beim Leihgerät trägt die Kasse Wartung, Reparatur und Ersatz der Verschleißteile im Rahmen des Vertrags. Beim Kaufgerät endet die Zuständigkeit mit der Abgabe, sofern der Vertrag keine Wartungspauschale vorsieht. Diese Unterscheidung entscheidet Jahre später darüber, ob eine Reparaturrechnung bezahlt wird. | Wirkt bis in die Reparaturrechnung |
| Sonderfall Mehrausstattung im Leihgerät | Wählt der Versicherte Mehrausstattung über das medizinisch Notwendige hinaus, zahlt er den Mehrpreis und die dadurch bedingten höheren Folgekosten selbst (§ 33 Abs. 1 SGB V). Das Grundgerät bleibt trotzdem Kasseneigentum. Der aufgezahlte Anteil muss deshalb in der Dokumentation eindeutig als solcher gekennzeichnet sein. | Details siehe Seite Zuzahlung |
| Zuzahlung ist unabhängig vom Preis | Die gesetzliche Zuzahlung ist gedeckelt: 10 % des Abgabepreises, mindestens 5 und höchstens 10 Euro. Bei einem Elektrorollstuhl für 12.000 Euro bleiben es 10 Euro. Sie fällt bei der Überlassung einmalig an und wird nicht monatlich erneut erhoben, auch wenn eine Nutzungspauschale läuft. | 10 % · mind. 5 € · max. 10 € |
Vergütungsformen in PG 18
Welche Form gilt, steht im Vertrag mit dem jeweiligen Kostenträger, nicht im Hilfsmittelverzeichnis. Die fünf Grundtypen kommen in nahezu jedem Vertrag vor — nur unterschiedlich benannt und kombiniert.
Versorgungspauschale je Produktart
Ein Betrag deckt Bereitstellung, Anpassung, Auslieferung, Einweisung und die Dokumentation ab. Sie ist an die siebenstellige Produktart gebunden — nicht an das Einzelprodukt. Wer ein höherwertiges Modell einsetzt als vergütet wird, trägt die Differenz selbst; die Produktart bestimmt den Erlös, nicht der Einkaufspreis. Bezug: Produktart, nicht Einzelprodukt
Nutzungs- oder Mietpauschale
Bei Leihgeräten rechnen viele Verträge eine zeitbezogene Pauschale ab, meist monatlich oder quartalsweise, oft mit einer Obergrenze der Gesamtvergütung. Läuft die Versorgung aus, muss die Abrechnung zeitnah beendet werden — weiterlaufende Pauschalen nach Rückgabe sind ein häufiger Rückforderungsgrund bei Vertragsprüfungen. Ende der Versorgung sofort melden
Wiedereinsatz- und Aufarbeitungspauschale
Für ein Gerät aus dem Lager gibt es keine Neuversorgungspauschale, sondern eine niedrigere Wiedereinsatzvergütung plus eine Aufarbeitungsposition für Reinigung, Desinfektion, Funktionsprüfung und Verschleißteile. Sie ist meist an einen dokumentierten Hygiene- und Prüfnachweis gebunden — ohne Nachweis fällt sie bei der Prüfung weg. Nachweis ist Vergütungsvoraussetzung
Reparatur: Pauschale oder Freigrenze
Verträge arbeiten entweder mit einer Reparaturpauschale, die alle Instandhaltungen im Zeitraum abdeckt, oder mit Einzelabrechnung bis zu einer Freigrenze; darüber ist ein Kostenvoranschlag nötig. Bei Pauschalverträgen sind Verschleißteile wie Bereifung, Bremsbeläge und Bespannungen in der Regel eingeschlossen, Akkus dagegen häufig nicht. Freigrenze und Akku-Regelung immer prüfen
Abrechnungspositionen 18.99.99
Übergreifende Leistungen ohne eigenes Produkt haben in PG 18 eine eigene Untergruppe: 18.99.99 Abrechnungspositionen. Darüber laufen je nach Vertrag Anpassung, Aufarbeitung, Rückholung, Einlagerung und Zubehörmontage. Wer solche Leistungen stattdessen auf die Produktart bucht, verzerrt die eigene Kalkulation und riskiert eine Korrektur. HMV 18.99.99
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Häufige Fragen aus der Praxis
Wird ein Rollstuhl verkauft oder vermietet?
Im Regelfall keines von beidem im klassischen Sinn: Er wird nach § 33 Abs. 5 SGB V leihweise überlassen und bleibt Eigentum der Krankenkasse. Vergütet wird je Vertrag eine Versorgungspauschale, eine zeitbezogene Nutzungspauschale oder eine Kombination aus beidem. Ein echter Verkauf mit Eigentumsübergang kommt fast nur bei geringwertigem Zubehör und bei nicht wiedereinsetzbaren Individualanfertigungen vor.
Wie wird ein Gerät aus dem Wiedereinsatz abgerechnet?
Mit der vertraglichen Wiedereinsatzvergütung für die betreffende Produktart, in der Regel deutlich unter der Neuversorgung, plus einer Aufarbeitungsposition. Voraussetzung ist meist ein dokumentierter Nachweis über Reinigung und Desinfektion, Funktionsprüfung und ersetzte Verschleißteile. Übergreifende Leistungen wie Aufarbeitung, Rückholung oder Einlagerung laufen über die Abrechnungspositionen 18.99.99.
Fällt die Zuzahlung bei jedem Wechsel des Rollstuhls neu an?
Die Zuzahlung entsteht je überlassenem Hilfsmittel. Wird ein Gerät gegen ein anderes getauscht, weil der Bedarf sich ändert, liegt eine neue Überlassung vor und die Zuzahlung fällt erneut an — begrenzt auf 10 % des Abgabepreises, mindestens 5 und höchstens 10 Euro. Reparaturen und Aufarbeitungen lösen keine erneute Zuzahlung aus. Versicherte unter 18 Jahren und Versicherte mit erreichter Belastungsgrenze sind befreit.
Was passiert bei einer Retaxierung?
Die Kasse kürzt oder streicht die Rechnung. Die häufigsten Gründe in PG 18: falsche Produktart, fehlender Wiedereinsatznachweis, Lieferung vor Genehmigung, überschrittene Belieferungsfrist der Verordnung und fehlende Empfangs- oder Einweisungsdokumentation. Gegen eine Retaxierung kann innerhalb der vertraglich vereinbarten Frist Einspruch eingelegt werden — dafür braucht es die Originalnachweise, nicht eine nachträgliche Begründung.
Nach wie vielen Jahren darf ein Rollstuhl neu abgerechnet werden?
Es gibt keine gesetzliche Frist. Maßgeblich ist, ob das vorhandene Gerät den Bedarf noch deckt und wirtschaftlich reparabel ist. Die oft genannten etwa fünf Jahre sind eine Kalkulationsgröße der Verträge, kein Anspruchszeitraum. Eine Neuversorgung wird über einen geänderten medizinischen Bedarf oder über Reparaturkosten oberhalb der vertraglichen Freigrenze begründet — und auch dann steht die Wiedereinsatzprüfung davor.