HMV-Nummern PG 23 — Übersicht für den Fachhandel

Die Positionsnummer wird von links nach rechts immer spezifischer. Jede Ebene hat eine eigene Funktion in Beratung, Genehmigung und Abrechnung.

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   Stelle 1 und 2: Produktgruppe

   Die ersten beiden Stellen benennen die Produktgruppe. 23 steht für Orthesen und Schienen. Die Produktgruppe entscheidet über das Vertragswerk und die Abrechnungssystematik — und damit auch über den Preis. Eine Verwechslung auf dieser Ebene ist der teuerste Fehler im ganzen Nummernsystem.

   23 = Orthesen und Schienen
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   Stelle 3 und 4: Anwendungsort

   Die Körperregion, für die das Produkt bestimmt ist — zum Beispiel 04 für das Knie oder 14 für den Lendenwirbelbereich. Der Anwendungsort ist der erste Filter jeder Produktsuche und bestimmt, welche Produkte überhaupt miteinander vergleichbar sind. Die vollständige Liste für die PG 23 steht in der Tabelle unten.

   Erster Filter bei jeder Suche
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   Stelle 5 und 6: Untergruppe

   Der Orthesentyp innerhalb der Region, also Bauart und Versorgungsziel. Erst hier wird die Nummer fachlich aussagekräftig: 23.04.01 und 23.04.04 liegen im gleichen Anwendungsort, versorgen aber völlig unterschiedliche Ziele — Kompression auf der einen, gezielte Gelenkentlastung auf der anderen Seite. Die Untergruppe ist deshalb die Ebene, auf der über die Versorgung entschieden wird.

   Bauart und Versorgungsziel
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   Stelle 7: Produktart

   Die konkrete Bauform innerhalb der Untergruppe. Mit dieser Stelle ist die 7-stellige Positionsnummer vollständig. Sie beschreibt eine Produktart — noch kein Produkt. Angebote und Beratung arbeiten auf dieser Ebene, die Abrechnung nicht.

   7 Stellen = Produktart, kein Einzelprodukt
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   Stelle 8 bis 10: laufende Nummer des Einzelprodukts

   Die drei letzten Stellen identifizieren das Produkt eines bestimmten Herstellers. Im Verzeichnis erscheinen Produktart und laufende Nummer zusammen als vierstelliger Block hinter der Untergruppe, etwa in der Form 23.04.03.0001. Damit ist die Nummer 10-stellig und produktscharf. Für Genehmigung, Empfangsbestätigung und Abrechnung ist ausschließlich diese Ebene maßgeblich.

   10 Stellen = das gelieferte Produkt
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   Nummer gegen das Verzeichnis prüfen

   Vor jeder Abrechnung prüfen: Ist die Nummer im aktuellen Verzeichnis geführt, ist sie nicht gestrichen, und passt die Produktbezeichnung zur Nummer? Das Verzeichnis wird fortlaufend fortgeschrieben — eine Nummer, die im Vorjahr korrekt war, kann heute nicht mehr abrechnungsfähig sein.

   Vor jeder Abrechnung, nicht einmal im Jahr

Die sechs Verwechslungen, die im Alltag am häufigsten zu falschen Positionen und Retaxierungen führen.

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  Orthese und Bandage verwechselt: PG 23 gegen PG 05

  Die häufigste und folgenreichste Verwechslung. Die Grenze ist die Stabilisierung durch Gelenk-, Schienen- oder Rahmenelemente: was mechanisch führt oder ein Bewegungsausmaß begrenzt, gehört in die PG 23. Ein elastisches Gestrick, das über Kompression und Pelotte wirkt, ohne führende Elemente, ist eine Bandage der PG 05. Die falsche Produktgruppe zieht den falschen Vertrag, den falschen Preis und regelmäßig eine Vollretaxierung nach sich.

• 2

  Nur bis zur Untergruppe abgerechnet

  Die Untergruppe beschreibt eine Produktart, kein Produkt. Abgerechnet wird die vollständige Positionsnummer des gelieferten Einzelprodukts. Eine sechsstellige Angabe im Abrechnungsdatensatz ist keine gültige Position.

• 3

  Nummer aus dem Herstellerkatalog übernommen

  Kataloge und Preislisten werden später gepflegt als das Verzeichnis. Maßgeblich ist der Eintrag im GKV-Hilfsmittelverzeichnis, nicht die Angabe im Prospekt — auch dann nicht, wenn beide gleich aussehen.

• 4

  Bestellnummer im Abrechnungsfeld

  Interne Artikelnummern und Bestellnummern des Handels sehen einer Positionsnummer manchmal ähnlich. Landet eine davon im Abrechnungsdatensatz, meldet die Kasse eine falsche Hilfsmittelnummer, obwohl das richtige Produkt geliefert wurde.

• 5

  Anwendungsort nach Körperteilnamen geraten

  Hand und Daumen liegen gemeinsam im Anwendungsort 23.07, der Ellenbogen dagegen in 23.08. Der Halswirbelbereich (23.12) und der Lendenwirbelbereich (23.14) sind getrennt. Wer nach dem Namen der Körperregion sucht statt über den Anwendungsort, landet in der falschen Gruppe und vergleicht Produkte, die nicht vergleichbar sind.

• 6

  Gestrichene Nummer bleibt im eigenen Artikelstamm

  Nach einer Fortschreibung wird die Nummer im Verzeichnis gestrichen, im eigenen Stamm aber weiter geführt und weiter abgerechnet. Der Fehler wiederholt sich bei jeder Versorgung mit diesem Artikel, bis der Stamm abgeglichen wird.

Alle Anwendungsorte der Produktgruppe 23 mit den besetzten Untergruppen — und dem Hinweis, wo die Seitenangabe auf der Verordnung Pflicht ist.

Innerhalb eines Anwendungsorts sind die Untergruppen nach Bauart und Versorgungsziel geordnet, in der Regel von der weichen zur rigiden Versorgung. Untergruppen können durch die Fortschreibung des Verzeichnisses neu besetzt oder aufgelöst werden — maßgeblich ist immer der aktuelle Stand des GKV-Hilfsmittelverzeichnisses.

Wie Sie den eigenen Artikelstamm dauerhaft am Verzeichnis halten, ohne ihn jedes Mal neu aufzubauen.

Vier Arten von Änderungen

Im Verzeichnis ändert sich viererlei: neue Einzelprodukte kommen hinzu, Einzelprodukte werden gestrichen (weil ein Hersteller ein Produkt einstellt oder die Aufnahme nicht verlängert), Zuordnungen ändern sich, wenn eine Produktgruppe fortgeschrieben wird, und Untergruppen werden neu besetzt oder aufgelöst. Die ersten beiden Fälle sind Alltag und betreffen einzelne Artikel. Die letzten beiden treffen ganze Artikelgruppen auf einmal und werden deshalb häufig zu spät bemerkt.

Ein Abgleichrhythmus, der trägt

Der Artikelstamm wird zu einem festen Termin gegen das aktuelle Verzeichnis abgeglichen, mit einer namentlich benannten Zuständigkeit. Aus jedem Abgleich entstehen drei Listen: neu, geändert, gestrichen. Gestrichene Nummern werden im eigenen Stamm gesperrt, nicht gelöscht — sonst fehlt bei der späteren Prüfung eines Altvorgangs der Bezug zwischen abgerechneter Nummer und Produkt.

Zwei Nummern je Artikel, nie im selben Feld

Jeder Artikel trägt zwei Nummern: die Positionsnummer aus dem Verzeichnis für die Abrechnung und die Bestell- oder Artikelnummer für den Einkauf. Beide werden im Stamm verknüpft, aber getrennt geführt. Die häufigste Ursache für eine Retaxierung wegen falscher Hilfsmittelnummer ist keine falsche Recherche, sondern eine Bestellnummer, die im Abrechnungsfeld gelandet ist.

Nach einem Produktwechsel den Vorgang nachziehen

Liefert der Hersteller ein Nachfolgeprodukt oder wird am Abgabetag eine andere Größe abgegeben, ändert sich häufig die Positionsnummer. Genehmigung, Empfangsbestätigung und Abrechnungsdatensatz müssen anschließend dieselbe Nummer tragen wie das ausgelieferte Produkt. Der Größenwechsel im Anpassraum ist der klassische Fall, in dem genau das vergessen wird — und der Vorgang sieht bis zur Retaxierung vollständig korrekt aus.