Digitale Hilfsmittelverwaltung — Orthesen effizient managen

Sechs Schritte in der Reihenfolge, in der sie tragen. Die Softwareauswahl ist Schritt drei oder vier, nicht Schritt eins.

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   Prozesse aufnehmen, bevor Software ausgewählt wird

   Den Versorgungsweg von Rezepteingang bis Abrechnung aufschreiben und jeden Medienbruch markieren: wo wird abgetippt, wo ausgedruckt, wo dieselbe Angabe zweimal erfasst. Wer die eigenen Prozesse nicht kennt, digitalisiert seine Fehler mit und wundert sich anschließend über eine unveränderte Retax-Quote.

   Erst Prozess, dann Produkt
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   Stammdaten in Ordnung bringen

   Artikelstamm gegen das aktuelle GKV-Hilfsmittelverzeichnis abgleichen, gestrichene Positionsnummern sperren, Vertragspreise je Kasse zuordnen, Dubletten auflösen und die Trennung von Positionsnummer und Bestellnummer herstellen. Ein Altbestand mit falschen Nummern wird durch die Migration nicht besser, sondern nur schneller falsch.

   Nicht bereinigte Daten nicht migrieren
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   Versorgungsdokumentation als Pflichtfelder abbilden

   Beratung, Maße, Anpassung, Einweisung und Empfangsbestätigung werden als Formulare mit Pflichtfeldern abgebildet, nicht als freies Notizfeld. Der Grundsatz ist hart: was nicht als Feld existiert, wird im Alltag nicht dokumentiert — und fehlt genau dann, wenn geprüft wird.

   Pflichtfeld statt Freitext
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   Schnittstellen anbinden

   Elektronische Abrechnung nach § 302 SGB V, der Weg für Kostenvoranschlag und Genehmigungsbescheid, sowie die Verbindung zu Warenwirtschaft und Buchhaltung. Jede Strecke, die am Ende ausgedruckt und wieder eingescannt wird, bleibt ein Medienbruch — unabhängig davon, wie viele Schnittstellen das System nominell hat.

   Eine Schnittstelle schließt den Vorgang oder sie ist keine
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   Parallelbetrieb mit Stichproben fahren

   Eine begrenzte Zeit doppelt erfassen und die Ergebnisse vergleichen: gleiche Positionsnummer, gleicher Vertragspreis, gleiche Zuzahlung, vollständige Dokumentation. Erst wenn die Stichprobe übereinstimmt, wird der alte Weg abgeschaltet. Ein Parallelbetrieb ohne Abgleich ist doppelte Arbeit ohne Erkenntnis.

   Abschalten erst nach dem Abgleich
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   Nachweisführung und Auswertung einschalten

   Änderungsprotokolle aktivieren, Aufbewahrungsfristen und Löschregeln im System hinterlegen, Zugriffsrechte rollenbasiert vergeben. Dann Retaxierungen nach Grund, Kasse und Untergruppe kategorisieren und in festem Rhythmus auswerten. Ohne Auswertung wiederholt sich derselbe Fehler, nur digital.

   Fehler zählen, nicht schätzen

Sechs Gründe, warum Digitalisierungsprojekte im Sanitätshaus die versprochene Wirkung verfehlen.

• 1

  Altbestand unbereinigt migriert

  Gestrichene Positionsnummern und veraltete Vertragspreise wandern mit und erzeugen weiter Retaxierungen. Der Fehler wird dabei schwerer zu finden, weil er nun aus einem System kommt, dem alle vertrauen.

• 2

  Stammdatenpflege ohne Zuständigkeit

  Niemand ist namentlich verantwortlich, kein fester Termin ist vereinbart. Änderungen des Verzeichnisses laufen unbemerkt auf, bis die erste Retaxierung sie sichtbar macht.

• 3

  Dokumentation bleibt Freitext

  Ein Notizfeld kann keine Pflichtfeldprüfung erfüllen und ist bei einer Kassenprüfung nicht gezielt auffindbar. Der Vorgang ist digital vorhanden und trotzdem nicht prüfungsfähig.

• 4

  Papier läuft parallel weiter

  Unterschriften auf Papier, alles andere digital. Der Vorgang ist damit an keiner Stelle vollständig, und bei einer Prüfung müssen zwei Archive zusammengesucht werden.

• 5

  Keine Änderungsprotokolle

  Nachträgliche Korrekturen sind nicht als Korrekturen erkennbar. Damit ist die Ablage nicht revisionssicher, und der Nachweiswert der gesamten Dokumentation sinkt.

• 6

  Auswertung ohne Konsequenz

  Retax-Berichte werden erzeugt, aber keine Maßnahme abgeleitet und keine Wirkung nachgemessen. Ein Bericht, der nie zu einer Änderung führt, ist Aufwand ohne Ertrag.

Sechs Aufgaben im Vergleich — mit dem Nachweis, der am Ende jeweils belegbar vorliegt.

Die Anforderungen an Aufbewahrung, Änderungsprotokollierung und Zugriffssteuerung gelten unabhängig von der eingesetzten Software. Sie sind deshalb Auswahlkriterium und nicht Zusatzfunktion — ein System ohne Änderungsprotokoll erzeugt eine Ablage, die formal digital und rechtlich unbrauchbar ist.

Woran ein System für die Orthesenversorgung gemessen wird — fachlich, in der Nachweisführung und im Betrieb.

Fachliche Anforderungen

Abgeglichener Artikelstamm mit erkennbarem Stand des Verzeichnisses, kassenspezifische Vertragspreise, getrennte Führung von Positionsnummer und Bestellnummer, Zuzahlungsberechnung mit gesonderter Ausweisung von Mehrkosten, Pflichtfelder je Versorgungsschritt und eine Fristberechnung, die ab dem Antragseingang rechnet. Die letzte Anforderung wird am häufigsten übersehen: ein System, das die Frist ab dem Rezeptdatum rechnet, ist bei jedem genehmigungspflichtigen Vorgang falsch.

Nachweisführung

Änderungsprotokoll auf Feldebene mit Zeitpunkt und Urheber, unveränderbare Ablage abgeschlossener Vorgänge, Auffindbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist — und die Möglichkeit, einen vollständigen Vorgang zu exportieren, nicht nur einzelne Dokumente. Bei einer Kassenprüfung wird nach einem Versorgungsfall gefragt, nicht nach einem Dokumententyp. Ein System, das nur Einzeldokumente ausgibt, verlagert die Arbeit auf den Moment, in dem am wenigsten Zeit ist.

Schnittstellen

Elektronische Abrechnung nach § 302 SGB V, Anbindung an Warenwirtschaft und Buchhaltung, Übernahme von Genehmigungsbescheiden in den Vorgang. Der Prüfmaßstab ist nicht die Zahl der Schnittstellen, sondern ob sie den Vorgang schließen. Fragen Sie bei jeder Schnittstelle konkret: welche Angabe wird danach nirgends mehr manuell erfasst? Bleibt die Antwort unklar, ist es eine Exportfunktion und keine Schnittstelle.

Betrieb und Zugriff

Versorgungsdaten sind Gesundheitsdaten. Praktisch heißt das vor allem: rollenbasierte Rechte statt Sammelzugängen — ein geteiltes Konto macht jedes Zugriffs- und Änderungsprotokoll wertlos, weil sich keine Änderung mehr einer Person zuordnen lässt. Dazu gehören zwei betriebliche Festlegungen, die keine Software mitbringt: eine namentlich benannte Zuständigkeit für die Stammdatenpflege und ein dokumentiertes Verfahren für den Fall, dass das System ausfällt und trotzdem versorgt werden muss.