Dokumentation & Nachversorgung bei Bandagen — Pflichten und Praxistipps

Sechs Stationen einer Bandagenversorgung — an jeder entsteht genau ein Beleg. Wer sie in dieser Reihenfolge führt, muss am Ende nichts rekonstruieren.

1. 1

   Rezepteingang festhalten

   Eingangsdatum, Name der prüfenden Person und Prüfergebnis. Dazu ein Scan oder eine Kopie der Verordnung. Das Eingangsdatum ist später der einzige Beleg dafür, dass die Versorgung innerhalb der Rezeptfrist begonnen wurde.

   Datum, Prüfer:in, Ergebnis — drei Angaben
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   Beratung und Auswahl protokollieren

   Welche Regelversorgung wurde angeboten, welche Alternativen wurden gezeigt, wie wurde über Zuzahlung und mögliche Mehrkosten aufgeklärt? Ein Stichwortprotokoll mit Datum und Namenszeichen genügt — es muss nachvollziehbar sein, nicht wörtlich.

   Trägt später den Nachweis über die aufzahlungsfreie Alternative
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   Anmessung und Produktwahl dokumentieren

   Umfangsmaße mit Messpunkt, gewählte Konfektionsgröße, Anwendungsort und Seite, dazu das abgegebene Einzelprodukt mit seiner 10-stelligen Positionsnummer. Diese Maße sind die Referenz, an der eine Folgeversorgung später begründet wird.

   Maße ohne Messpunkt sind später nicht vergleichbar
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   Einweisung nachweisen

   Anlegen und Ablegen geübt, Tragedauer und Tragerhythmus erklärt, Hygiene- und Pflegehinweise übergeben, Warnhinweise besprochen. Der Einweisungsnachweis nennt Inhalt, Datum und die einweisende Person — er ist die Grundlage der Betreiberpflichten nach MPBetreibV.

   Inhalt der Einweisung, nicht nur ein Häkchen
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   Abgabe quittieren lassen

   Empfangsbestätigung mit Produktbezeichnung, Positionsnummer, Abgabedatum und Unterschrift; bei beidseitiger Versorgung mit zwei Zeilen. Zuzahlung beziehungsweise Befreiung wird auf demselben Belegsatz festgehalten — getrennt von etwaigen Mehrkosten.

   Nie vordatieren und nie blanko unterschreiben lassen
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   Nachkontrolle terminieren und festhalten

   Wiedervorlage aus der vertraglichen Nutzungsdauer errechnen und im System setzen. Bei der Kontrolle Befund und Maßnahme dokumentieren: Passform, Hautzustand, Funktion der Verschlüsse und Pelotten, tatsächliche Tragedauer, notwendige Anpassung.

   Der Termin gehört ins System, nicht in den Kalender einer Person

Fünf Dokumentationsfehler, die im Prüffall oder Haftungsfall nicht mehr heilbar sind.

• 1

  Empfangsbestätigung blanko oder vordatiert

  Wird unterschrieben, bevor die Bandage übergeben ist, belegt der Beleg nichts. Fällt das bei einer Prüfung auf, geht es nicht mehr nur um eine Kürzung, sondern um den Vorwurf der Falschabrechnung — mit Folgen für den Versorgungsvertrag.

  Unterschrift ausschließlich bei tatsächlicher Übergabe, mit Datum von diesem Tag.
• 2

  Einweisung ohne Inhalt und ohne Namen dokumentiert

  Ein gesetztes Kreuz beantwortet nicht, was erklärt wurde und wer erklärt hat. Kommt es zu einer Hautschädigung durch falsches Anlegen, trägt diese Dokumentation den Nachweis der Einweisung nicht.

  Stichpunkte zum Inhalt plus Name der einweisenden Fachkraft festhalten.
• 3

  Produktwahl nicht begründet

  Wird eine höherwertige Produktart abgegeben, ohne den Grund festzuhalten, fehlt der Nachweis der wirtschaftlichen Auswahl nach § 12 SGB V. Nachträgliche Erklärungen haben im Widerspruchsverfahren wenig Gewicht.

  Einen Satz zur Begründung ins Beratungsprotokoll, am Tag der Beratung.
• 4

  Folgeversorgung ohne Befund begründet

  Formulierungen wie ausgeleiert oder passt nicht mehr sind keine Begründung. Die Kasse erwartet einen benennbaren Grund: messbare Umfangsänderung, konkreter Materialdefekt oder ein ärztlich veränderter Befund.

  Neu messen, Defekt beschreiben, Vergleich zur Erstversorgung dokumentieren.
• 5

  Unterlagen über mehrere Systeme verstreut

  Papierakte, Warenwirtschaft, Scanordner und Notizzettel: Was bei einer Prüfung nicht innerhalb der gesetzten Frist vorgelegt werden kann, gilt als nicht vorhanden. Zusätzlich entsteht ein Datenschutzrisiko, weil Gesundheitsdaten unkontrolliert mehrfach liegen.

  Eine führende Versorgungsakte je Fall, alles andere nur als Verweis.

Welcher Beleg welche Angaben tragen muss, wer ihn zeichnet und wie lange er aufzubewahren ist.

Aufbewahren heißt nicht sammeln: Nach Ablauf der Fristen sind Unterlagen mit Gesundheitsdaten zu löschen beziehungsweise zu vernichten (Art. 5 DSGVO). Eine Versorgungsakte ohne Löschregel ist ebenso ein Befund wie eine unvollständige.

Wann eine Folgeversorgung begründbar ist und was die Nachkontrolle leisten muss.

Drei belastbare Gründe für eine Folgeversorgung

Verschleiß: Gestrick ausgedehnt, Klettverschluss oder Pelotte funktionslos — beschreibbar und am Produkt zeigbar, nicht bloß behauptet. Maßänderung: Umfang außerhalb der bisherigen Konfektionsgröße, belegt durch neue Messwerte gegen die Erstanmessung. Veränderter Befund: neue oder fortgeschrittene Diagnose, die eine andere Produktart erfordert. Jeder dieser Gründe braucht eine eigene ärztliche Verordnung; vor Ablauf der vertraglichen Nutzungsdauer zusätzlich eine dokumentierte Begründung.

Reparatur oder Ersatz

Die Unterscheidung hat unmittelbare Folgen: Der Austausch von Verschleißteilen innerhalb der Nutzungsdauer ist eine Reparatur und löst keine neue Zuzahlung aus. Eine Neuversorgung ist ein neues Hilfsmittel — mit Verordnung, Zuzahlung und eigener Empfangsbestätigung. Halten Sie fest, was getauscht wurde, damit die Einordnung später nicht Auslegungssache ist.

Was in die Nachkontrolle gehört

Passform im Stand und in Bewegung, Hautzustand an den Randzonen und unter Pelotten, Funktion der Verschlüsse, tatsächliche Tragedauer im Alltag und die Frage, ob die Bandage überhaupt angelegt wird. Genau hier zeigt sich, ob eine Versorgung wirkt — und hier entstehen die Befunde, die eine späte Folgeversorgung tragen.

Fristen aus dem System, nicht aus dem Gedächtnis

Die vertragliche Nutzungsdauer bestimmt das Wiedervorlagedatum. Wird es beim Abgabevorgang automatisch gesetzt, entsteht die Nachkontrolle als Routine statt als Zufall — und die Frage nach der Folgeversorgung kommt vom Sanitätshaus, nicht als Beschwerde vom Versicherten.